Datenschutzordnung des Verein der Förderer und Freunde der Evangelischen Schule Frohnau e. V.
Allgemeine Grundsätze
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem gewährleistet.
Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds (gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DSGVO). Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Vereinshomepage, Social Media Plattform des Vereins) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt.
Beitritt zum Verein
Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:
- Vor- und Zuname
- Geschlecht
- Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
- Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)
- Geburtsdatum,
- Bankverbindung
- Anzahl der Geschwister in der Schule
Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist. Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.
Austritt aus dem Verein
Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten ggf. archiviert und gemäß den internen Speicherfristen aufbewahrt. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereinsinternen Zwecken verwendet werden. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.
Pressearbeit
Der Verein informiert die Tagespresse über besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite und des Vereins und beim offiziellen Instagramprofil des Vereins veröffentlicht. Dabei können zusätzlich Fotos verwendet werden, deren Veröffentlichung nur mit voriger schriftlicher Einwilligung erfolgt.
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechend Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.
Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder
Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Unterstützung der Evangelischen Schule Frohnau und Feierlichkeiten in einem E-Mailverteiler bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung.
Mitgliederverzeichnisse
Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder
ausgehändigt, die im Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere
Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied
geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte
benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die
Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.
Speicherfristen
Der Verein bewahrt personenbezogene Daten so lange auf, wie es in Anbetracht der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich oder zulässig ist und im Einklang mit geltendem Recht steht. Die Kriterien, die der Verein zur Bestimmung der Aufbewahrungsfristen verwendet, umfassen:
- Die Länge der Zeit, in der eine laufende Beziehung zum Verein besteht (z.B. eine Mitgliedschaft);
- Das Bestehen einer gesetzlichen Verpflichtung, der der Verein unterliegt (z.B. ist der Verein aufgrund bestimmter Gesetze verpflichtet, Aufzeichnungen über Transaktionen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren); oder
ob eine Aufbewahrung im Hinblick auf unsere Rechtslage ratsam ist (z. B. im Hinblick auf geltende Verjährungsfristen, Rechtsstreitigkeiten oder behördliche Untersuchungen).
Betroffenenrechte
Wenn ein Mitglied auf seine personenbezogenen Daten zugreifen, sie korrigieren, aktualisieren möchte, die Verarbeitung einschränken oder sein Recht auf Löschung oder Auskunft ausüben möchten, wenn ein Mitglied der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten widersprechen möchten oder wenn ein Mitglied eine Kopie seiner personenbezogenen Daten zum Zwecke der Übermittlung an ein anderes Unternehmen anfordern möchte (soweit dem Mitglied diese Rechte nach geltendem Recht zustehen), kann das Mitglied den Verein kontaktieren und diese Rechte entsprechend geltend machen. Der Verein wird in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht reagieren.
Das Mitglied sollte in der Anfrage angeben, welche personenbezogenen Daten es geändert haben möchte oder ob es seine personenbezogenen Daten aus der Datenbank des Vereins löschen lassen möchte. Zum Schutz der Mitglieder muss der Verein möglicherweise die Identität eines Mitglieds überprüfen, bevor er die Anfrage umsetzt.
Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
zur Verfügung. Die Beschwerde kann online unter www.datenschutz-berlin.de eingereicht werden.